目上の人にお疲れ様ですは失礼?メールや電話での正しい敬語の使い方

ビジネスメールに「お疲れ様です」のフレーズをよく使う方は、意外に多いのではないでしょうか?ふと立ち返ると…、この使い方は正しいのか否か、もしかしたら知らない間に目上の方に失礼なことをしているのかもしれません。改めて「お疲れ様です」の言葉について見直してみませんか??
(画像引用元:http://u-note.me/

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「お疲れ様です」とはどんな意味合いを持つ?

まず整理しておきたいのが、よく似た場面で聞かれる「ご苦労様です」

これは目上の方へ使う言葉ではありません

見下された、と相手にあらぬ誤解を生みやすい言葉です。

例えば、店主が店員に「ご苦労様です」と使うのは正しい使い方。

目上の者から目下の者へのねぎらいの意味合いを持つ言葉なのです。

「お疲れ様です」は、おおかた、目上の方へ使っても差し支えない、という見解です。

◎(今日も一日、)お疲れ様です ⇒ 敬意をもって目上の方の疲れをねぎらう意味

◎(お先に失礼いたします)お疲れ様です ⇒ 業務を終了する際の退出の意味

などの場面が想定され、使用している方も多いでしょう。

これらは、自社内では使っても差し支えないとされる内容です。

一方で「ご苦労様です」同様に目上の方へ使う言葉でなく失礼、との意見を持つ人もいます。

もし迷いがあるならば、目上の方へは控えるほうがいいかもしれませんね。

メール・対面時、ともに共通しています。

 

目上の方へメールでも失礼にならないのはどんな言葉?

ならば、どうしていったらよいのか??

自社内ならば「お疲れ様です」でも支障がない、に対し、

社外の方への対応時に用いる言葉は、メール・対面ともに、

「お世話になっております」がよい、といわれます。

ほんの少しニュアンスが違うだけで印象が変わりますね。

目下の者から目上の方に対し、敬意と日々の感謝の意が込められているように感じませんか?

決して重々しくない言葉のため、お互いに次のステップへとスムーズに進みやすくなり、

柔らかな中に、しっかりと敬意が伝わるようなメールの書き出しにつながっていきます。

ビジネスメールでも、名乗ることに次ぎこの言葉をセットにして使う方が多いですね。

○○商事の△です。

お世話になっております。

***以下本文***

といったようなフォーマットでしょうか。

他社への訪問の際も「お世話になっております」と自然に使用していませんか?

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引用元:http://kakikata.dkrht.com/

電話ではどうしたらよい??

「お世話になっております」を使用するのがよいでしょう。

電話の向こう側にいる相手の情報が即座には分からないこともありますし、

どなたに対しても失礼にあたらずに対応することのできる言葉だからです。

特に社外の方に対しての電話対応については、まず「お世話になっております」を用い、

自分から名乗った後に要件に入るのがベストである、とする企業が多いようです。

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ビジネスシーンでの電話対応について

一般的に言われる内容の中から、最小限の場面を挙げてみます。

受話器は聞き手と反対の手で取る⇒利き手にはメモのためのペンを持つため

3コール以上鳴ってしまったら⇒「大変お待たせいたしました」とまず謝る

受けたら必ず名乗る⇒「○○社の△です」相手のお名前等を伺いやすくなる

伝言内容は必ず復唱する⇒聞き間違い防止、確実な折り返しのため

はきはきしたトーンで応対 ⇒ 顔が見えない分、敏感に相手に感情が伝わることがある

等々ありますが、自社内のルールをしっかり確認した上で、統一された対応が求められます。

コール数については、社全体のイメージダウン (社員教育が甘い、仕事もいい加減) など

に直結することも多々ありますので、特に注意して対応します。

会社の窓口となる電話対応は、ビジネスチャンスにもその逆にもなりうるので、

迅速でなおかつ正確に、細心の注意を払う必要があります。

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引用元:https://schoo.jp/

正しい敬語を使うには?

目上の方へ対してだけでなく、自分の発する言葉の向こう側にいる相手が、

不快な思いをしない言葉を、場面に合わせて素早く選択していきたいですね。

よく使う言葉・滑らかに出てくると相手への安心感に直結

◎ (伝言などを) 言っておきます ⇒ 伝えておきます

◎ (お話を) 聞きます ⇒ うけたまわります

◎ すみませんが ⇒ 申し訳ありませんが

◎ そうですか ⇒ さようでございますか

◎ 出来ません ⇒ できまねます

◎ どうですか? ⇒ いかがでしょうか?

◎ わかりました ⇒ かしこまりました

まちがえやすい言い回し

社外の方に「○○部長はいらっしゃいますか?」と問われたケース

⇒「○○は只今、席を外しておりまして…」と役職名はつけず名字で返答する。

役職名は自社内での呼びかたになるため、社外の方へは使用しないように注意。

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引用元:http://english.civillink.net/

改めて見直すと気持ちも引き締まりますね

今年度が始まって数か月経ち、少しずつ各部署の雰囲気に慣れてきた頃でしょうか。

新入社員の皆さんの中には「まずは電話対応!」と業務を命じられどぎまぎしながら、

日々向き合っている方もいるかもしれません。

緊張するんですよね、電話が鳴ってもならなくても…((+_+))

メールも何度も読み直して時間がかかってしまったり(;・∀・)

経験を重ねた方も、まさに一歩を踏み出したばかりの方も、今一度、

初心に立ち戻って「言葉や空気の大切さ」に思いを馳せるひと時を持つことも、

次の一歩に向かうために大切なことなのではないでしょうか?

あなたの立ち居振る舞いが、大きく物事を動かしうるかもしれません(^^♪

プライベートでも同様のことが言えます。ご近所さんやママ友…様々な場面が想定されそう(^^;)

緊張しているなーと感じたら、飲み物を一口…。タブレット数粒…。

一呼吸おく事も、いい気分転換になるかもしれませんよ(^^♪

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引用元:http://www.goodsmile.info/

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